Wenn ein Verein aus dem Kultur- oder Sportbereich eine grössere Veranstaltung plant, wird oft zusätzlich zum Organisationsteam ein Patronatskomitee ins Leben gerufen. Es besteht aus Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, die durch ihre Mitgliedschaft das Vertrauen in die veranstaltende Organisation stärken und hinter dem Anlass stehen.

Auch in der Politik sind solche Unterstützungskomitees inzwischen Standard geworden. Sie helfen dabei, das Interesse an der politischen Auseinandersetzung und Mitwirkung in der Zivilgesellschaft zu steigern.

Das Patronatskomitee als Vertrauensgarant

Im Kontext des Fundraisings für gemeinnützige Organisationen und Stiftungen ist das Patronatskomitee ebenfalls ein starkes Instrument. Es dient nicht nur als vertrauensbildende Massnahme, sondern wird zunehmend zu einem wichtigen Multiplikator für eine erfolgreiche Mittelbeschaffung. Doch wie stellt man ein solches Komitee richtig auf? Welche Aufgaben und Verantwortungen kommen den Mitgliedern zu? Und wie profitiert die Organisation von dieser Unterstützung?

Wir empfehlen, folgende Aspekte bei der Gründung eines Patronatskomitee zu beachten:

Zusammenstellung des Gremiums

Die Zusammenstellung des Patronatskomitees sollte verschiedene Faktoren berücksichtigen:. Ein ausgewogener Mix von Geschlechtern und Funktionen sorgt für eine breitere Zugänglichkeit und macht das Gremium für verschiedene Zielgruppen interessant. Es ist wichtig, dass die Mitglieder über die nötigen Qualifikationen und die entsprechende Ausstrahlung verfügen – sei es auf politischer, wirtschaftlicher oder persönlicher Ebene.

Eine besondere Bedeutung hat auch die geografische Verankerung: Persönlichkeiten aus der Region, in der das Projekt angesiedelt ist, können die Akzeptanz und die Identifikation mit dem Projekt stärken und einen besonders wichtigen Beitrag leisten.

Der richtige Einstieg: Die persönliche Kontaktaufnahme

Nachdem die Verantwortlichen der Spendenkampagne eine Liste von möglichen, passenden Patronatsmitgliedern erstellt hat, sollte immer eine persönliche Kontaktaufnahme erfolgen, am besten durch ein Mitglied des Vorstandes oder des Stiftungsrates. In diesem Gespräch geht es darum, das Projekt vorzustellen und darzulegen, warum gerade die kontaktierte Person gebeten wird, sich zu engagieren. Das persönliche Gespräch ist entscheidend, um das Interesse das Projekt zu wecken und das Gegenüber für die gute Sache zu gewinnen, aber auch herauszufinden, ob die angefragte Person auch wirklich das gewisse Mass an Identifikation für dieses Engagement mitbringt. Ohne eine klare Themenaffinität funktioniert es nicht.

Klärung der Erwartungshaltung

Bevor ein Patronatsmitglied seine Unterstützung zusagt, will es in der Regel wissen, was von ihm erwartet wird und welchen Aufgabenbereich ein mögliches Engagement beinhalten würde. Daher ist es wichtig, klare Informationen über die Aufgaben und den ungefähren zeitlichen Aufwand zu bereitzustellen. Das bietet eine Orientierungshilfe und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Die Leitung des Patronatskomitees

Ein Patronatskomitee braucht klare Strukturen und eine definierte Kommunikation, damit seine Unterstützung von Erfolg gekrönt ist. Die einzelnen Mitglieder sind in der Regel starke Persönlichkeiten, die es gewohnt sind, unabhängig und direkt zu agieren. Die besondere Herausforderung besteht darin darauf zu achten, dass alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Kampagne immer zuerst mit den Verantwortlichen der Spendenkampagn abgesprochen werden und Patronatsmitglieder nicht eigenmächtig aktiv werden. Auch gut gemeinte «unguided missiles» können grossen Schaden anrichten!

Wertschätzung und Beziehungsmanagement

Patronatsmitglieder investieren ihre Zeit und ihren Ruf in das Projekt – und das in der Regel unentgeltlich. Sie exponieren sich in der Öffentlichkeit, gegenüber potenziellen Geldgebern und stellen sich mit ihrer Person in den Dienst einer „guten Sache“. Ihre Unterstützung und ihr Engagement verdienen Anerkennung.  Ein respektvoller Umgang sowie regelmässige, wertschätzende Kommunikation sind daher unverzichtbar. Eine gemeinsame Auftaktveranstaltung des Leitungs-und Kampagnenteams mit den Mitgliedern des Patronatskomitees zu Beginn einer Spendenkampagne fördert das „Wir-Gefühl“,  bietet einen individuellen Austausch und stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen der Organisation und dem Patronatskomitee.

Fazit: Der Erfolgsfaktor Patronatskomitee

Ein gut aufgestelltes Patronatskomitee kann den Erfolg einer Spendenkampagne oder eines Projektes massgeblich beeinflussen. Es sorgt nicht nur für zusätzliche Glaubwürdigkeit und Sichtbarkeit, sondern kann auch auch Türen zu wichtigen Netzwerken und potenziellen Geldgebern öffnen. Durch sorgfältige Auswahl, klare Kommunikation und Wertschätzung gegenüber den Patronatsmitgliedern wird aus dem Komitee ein wertvoller Partner im Stiftungsfundraising – und ein entscheidender Multiplikator auf dem Weg zum langfristigen Erfolg.

Was ist ein Donor Journey?

Der „Donor Journey“ ist für gemeinnützige Organisationen ein wichtiges konzeptionelles Instrument der Mittelbeschaffung bei Privatpersonen. Er beschreibt die gezielten Kommunikationsmassnahmen einer Organisation vom Erstkontakt mit interessierten Privatpersonen bis zur Begleitung langjähriger, treuer Spendenden.

Auch bei der institutionellen Mittelbeschaffung einer gemeinnützigen Organisation gehört die sorgfältig ausgestaltete „Spender:innenreise“ zu den bedeutenden Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Partnerschaft mit einer Förderstiftung. Deren Stiftungsrat besteht meistens aus einem Gremium von engagierten, oft einflussreichen Persönlichkeiten mit einem besonderen Sensorium für gemeinnützige Projekte. Mit einer sorgfältig abgestimmten Kommunikation nach einer Zuwendung sichern Sie langfristiges Interesse für Ihre Organisation und machen wichtige Opinion Leaders im Non-Profit-Bereich zu vertrauensvollen Botschafter:innen für Ihre gute Sache.

Für jede Förderstiftung die individuell passende Kommunikation finden

Recherchieren Sie bereits im Vorfeld zur Erstkontaktaufnahme mit einer Förderstiftung deren Kommunikationsbedürfnisse und überlegen Sie, wie Sie die Beziehung mit ihrer potenziellen Förderpartnerin künftig bedürfnisgerecht gestalten könnten. Dabei gilt: So individuell die Förderstiftungen agieren und ihre Stiftungszwecke umsetzen, so unterschiedlich sind ihre Kontaktbedürfnisse mit den durch sie geförderten Institutionen. Während im Public Fundraising – das heisst bei breit angelegten Spendenkampagnen bei Privatpersonen – die Kommunikationsmassnahmen in der Regel auf eine grössere Anzahl Menschen ausgelegt sind, fokussiert die Beziehungspflege in der institutionellen Mittelbeschaffung ganz individuell auf die jeweilige Förderstiftung.

Erkundigen Sie sich, wer Ihre persönliche Kontaktperson bei der Förderstiftung ist und versuchen Sie im Gespräch immer genau heraus- bzw. hinzuhören, in welcher Art und Weise sie bei der weiteren Entwicklung Ihrer Projekte auf dem Laufenden gehalten werden will. Welche grundsätzliche Rolle möchte die Förderstiftung bei Ihrer Projektrealisierung einnehmen? Während gewisse Stiftungen wünschen, Sie aktiv zu begleiten, beschränken sich andere nach ihrer finanziellen Zuwendung auf den Erhalt eines Berichtes.

Genügend Ressourcen bei der Kontaktpflege einplanen

Auch der Zwischen- und Schlussbericht kann je nach Bedürfnis der Förderstiftung und der Höhe ihrer Zuwendung umfangreicher oder knapper ausfallen. Eine ausführliche Dokumentation des Wirkungsnachweises oder eine detaillierte Evaluation des Projektes verlangen von Ihnen die Bereitstellung besonderer fachlicher und personeller Ressourcen. Diese zusätzlichen Aufwendungen im Bereich der Kommunikation müssen bereits im Vorfeld der Realisation Ihres Projektes einberechnet werden.

Faustregel: planen Sie mindestens drei persönliche Kontakten pro Jahr mit der verantwortlichen Kontaktperson ein. Dieser zeitliche Aufwand ist oft nicht unerheblich, insbesondere wenn auch physische Treffen zum Kommunikationsaustausch gehören. Die Bedeutung der Art und Weise von Verdankungen nach Zuwendungen wird von gemeinnützigen Organisationen immer wieder unterschätzt: Ein persönliches Telefongespräch mit einem herzlichen Dankeschön hinterlässt in jedem Fall einen wertschätzenden Eindruck und wird sicher positiv vermerkt. Es sollte selbstverständlich sein, dass schriftliche Verdankungen von der Geschäftsleitung der Organisation im Original unterschrieben und per Post verschickt werden – ausser die Förderstiftung verzichtet ausdrücklich bereits im Vorfeld darauf. Solche und andere Vorgaben (z.B., dass eine Förderstiftung nicht namentlich genannt werden will) müssen Sie unbedingt einhalten – auch hier geht es um Wertschätzung.

Eine Gesuchabsage ist nicht unbedingt das Ende der gemeinsamen Reise

Eine Förderstiftung, die Ihr Projekt ablehnt, unterstützt möglicherweise im Grundsatz ihre Projektidee und bietet Ihnen auf Ihre Nachfrage wichtige Informationen an, wie Sie für eine nächste Gesucheingabe vorgehen sollen. Versuchen Sie daher auch bei einer Absage mit der Förderstiftung in Kontakt zu treten und herauszufinden, was der Grund für den negativen Bescheid ist. Mit dieser Kontaktaufnahme signalisieren Sie zudem auch echtes Interesse an einem konstruktiven Austausch, welches bei Ihrem Gegenüber haften bleibt und die Chance auf eine Wiedererkennung Ihrer Organisation beim nächsten Mal erhöht.

Fazit:

Stiftungen sind juristisch gesehen einem bestimmten Zweck gewidmete selbständige Vermögen. Die Verantwortlichen auf strategischer und operativer Ebene sind aber Menschen, die sich – wie wir alle – über eine authentische Wertschätzung für ihr geleistetes Engagement freuen. Es gilt, ihnen diese durch eine vertrauensvolle und ehrliche Kontaktpflege auch zu geben!

Was macht das perfekte Unterstützungsgesuch aus? Und warum ist es so wichtig, nicht nur die Unterlagen in einem einwandfreien Zustand zu präsentieren, sondern auch genug Zeit in die Recherche zu investieren? Weil genau das den Unterschied ausmachen kann!

Recherche vor der Gesuchseingabe

Das Internet ist voll von Informationen. Die Recherche braucht Zeit, ist aber unablässig. Zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie sich mit seiner Stiftung vertraut gemacht haben und informiert sind. Sie überzeugen, wenn das Gesuch in den Stiftungszweck passt und die Forderung nicht zu hoch ist. Erkundigen Sie sich bei Unsicherheit auch telefonisch, ob eine Gesuchseinreichung möglich und sinnvoll ist. Richten Sie keine Gesuche an eine operative Stiftung, welche selber Fundraising betreibt. Logisch, oder? Ist aber schnell passiert, wenn man nicht aufpasst bei der Recherche.

Form des Gesuchs

Existiert ein Gesuchsformular? Bietet die Stiftung auf ihrer Webseite eine Plattform für die Gesuchseingabe an? Verlangt die Stiftung Ihre Anfrage elektronisch oder postalisch? Das sind wichtige formale Anforderungen, welche zwingend eingehalten werden müssen. Berücksichtigen Sie aufgeführte Deadlines. Kommt das Gesuch nach dem geplanten Event, oder findet die nächste Stiftungsratssitzung erst nach Ihrem geplanten Anlass statt, lohnt eine Gesuchseinreichung nicht. Reichen Sie sämtliche geforderten Unterlagen ein.

Inhalt des Gesuchs

Investieren Sie Zeit in eine sachliche und überzeugende Beschreibung Ihres Vorhabens. Verschwenden Sie keine Zeit damit, das Gesuch mit unnötigen Floskeln und Nebensächlichkeiten aufzublasen. Je schneller die Zuständigen sehen können, was Sie wie erreichen wollen, desto grösser sind die Chancen auf eine positive Rückmeldung. Zeigen Sie, wer Sie sind, was die Aufgabe Ihrer Organisation ist und welches Ziel Sie verfolgen. Verwenden Sie weder eine zu bittstellende noch zu fordernde Sprache.

Einreichung des Gesuchs

Mit einem individuellen Anschreiben machen Sie erneut deutlich, dass Sie den Empfänger gezielt und nicht mit einem Massenversand anschreiben. Begründen Sie den Antrag mit einem Management Summary, welches einfach zu lesen ist und aus welchem die Absicht klar hervorsticht. Vermerken Sie nicht nur den Namen Ihrer Organisation, sondern auch Ihren Namen, Ihre Position und die Bankverbindung. Investieren Sie Zeit in den Finanzteil. Reichen Sie den Jahresbericht mit der Jahresrechnung und dem Budget ein. Falls Offerten für ein geplantes Vorhaben vorhanden sind, senden Sie diese mit. Haben Sie auch andere Förderstellen angefragt? Listen Sie diese auf, inklusive welche Zu- respektive Absagen Sie bereits erhalten haben.

Nach der Gesuchseingabe

Üben Sie sich in Geduld. Sollte sich der Stiftungsrat nur ein- oder zweimal jährlich treffen, dauert es meistens einen Moment, bis die Antwort folgt. Dauert die Wartefrist länger, so senden Sie kurz vor der nächsten Stiftungsratssitzung ein Update der finanziellen Situation. Stellen Sie die erwartete Berichterstattung zum Projektstand sicher. Informieren Sie proaktiv, sollte ein Projekt abgesagt werden oder die erhaltenen Beiträge für ein anderes Projekt aufgewendet werden. Falls die Stiftung explizit erwähnt, nicht in den öffentlich zugänglichen Unterlagen erwähnt zu werden, respektieren Sie dies und stellen sicher, dass dies auch wirklich nicht geschieht.

Fazit

Wenn Sie dieses Vorgehen umsetzen und bei der Einreichung eines Gesuchs diese Tipps beachten, sparen Sie wertvolle Ressourcen. Einerseits bei der Förderstiftung, die alle notwendigen Angaben kompakt zusammengestellt bekommt. Anderseits auch bei Ihnen, weil Sie so die Chancen Ihres Gesuchs optimieren und keine unnötige Arbeit in etwas investieren, was wenig Aussicht auf Erfolg bringt.  

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Mittelsuche!